Projekte · Arbeitsaufträge
Arbeitsauftrag Software, die zeigt, wer was freigegeben hat, und wann
Für Service-, Montage- und Baufirmen. Planen Sie Tätigkeiten als Aufgaben mit Mengen, Terminen und Personen, und erfassen Sie den Fortschritt gegen den Plan. Mengenüberschreitungen und manuelle Abschlüsse warten auf einen verantwortlichen Manager. Jede Änderung behält ihren Alt- und Neuwert.
Das Problem heute
Versehentlich abgeschlossen, ohne Freigabe überschritten, bei der Rechnung angefochten
Arbeit wird versehentlich abgeschlossen
Ein Klick oder eine überschriebene Zelle markiert eine Tätigkeit als erledigt. Sie merken es, wenn der Auftraggeber nach dem Teil fragt, das niemand fertiggestellt hat.
Mengen wachsen ohne Freigabe
Die Kolonne baut ein, was die Baustelle braucht, nicht was der Auftrag vorsieht. Die zusätzlichen Meter tauchen erst bei der Abrechnung auf, und niemand kann zeigen, wer ihnen zugestimmt hat.
Streitfälle werden aus dem Gedächtnis geklärt
Der Fortschritt erreicht das Büro per Anruf und Chat, sodass das Büro rät, was die Baustelle weiß. Wenn der Auftraggeber hinterfragt, was wann getan wurde, haben Sie Erinnerungen, keine Nachweise.
Planung
Die Tätigkeit als Aufgaben mit Mengen, Terminen und benannten Personen planen
Ein Arbeitsauftrag gehört zu einem Projekt und trägt Typ, Kategorie, Priorität, geplante Termine, Abgabetermin sowie geschätzte Zeit und Kosten. Sie teilen ihn in Aufgaben auf, von Hand oder aus Vorlagen, und benennen, wer für jede verantwortlich ist.
- Sechs Aufgabentypen: Menge, Checkliste, mehrere Messwerte, Ja/Nein, Text und Datum
- Vorlagen und Gruppenvorlagen fügen Standardaufgaben in einem Schritt hinzu
- Je Aufgabe: ein verantwortlicher Manager genehmigt, ein Manager führt sie aus, Fortschrittserfasser dokumentieren
- Geplante Materialien je Aufgabe, reserviert und freigegeben vom Ressourcenmanager
- Aus einer freigegebenen Gefährdungsbeurteilung oder einem Vorfall: eine vorausgefüllte Aufgabe je ausgewählter Maßnahme
Status und Blocker
Der Status folgt der Arbeit, und jeder Stillstand hat eine dokumentierte Begründung
Sobald Sie einen Auftrag freigeben, bestimmt die Arbeit den Status. Der erste Fortschrittseintrag setzt Aufgabe und Auftrag auf In Bearbeitung. Ein offener Blocker setzt die Aufgabe auf In Wartestellung. Schließt die letzte beitragende Aufgabe ab, ist der Auftrag Abgeschlossen. Er schließt, weil die Arbeit erledigt ist, nicht weil jemand ein Feld geändert hat.
- Auftragsstatus: Entwurf, Bereit, In Bearbeitung, In Wartestellung, Abgeschlossen, Abgebrochen, Gestoppt und Manuell geschlossen
- Das Stoppen eines Auftrags setzt ihn auf Gestoppt und jede offene Aufgabe auf Eingestellt
- In Bearbeitung und In Wartestellung ergeben sich aus der Aufgabenaktivität. Beginn und Ende werden automatisch protokolliert
- Blocker benennen, warum die Arbeit stoppte, mit Typ, Kategorie und Schweregrad von Niedrig bis Kritisch
- Ein gelöster Blocker setzt die Aufgabe auf ihren vorherigen Status zurück. Ein übersteuerter wird als ungültig markiert, nicht als gelöst
- Kanban-Board mit Ziehen zwischen Statusspalten, Chips „Überfällig“ und „Fällig“ sowie Sammelarchivierung
Fortschritt und Überschreitungen
Mehrmengen warten auf eine Entscheidung, bevor sie zählen
Ein Eintrag, der die Gesamtmenge über die geplante Menge plus Toleranz hinausträgt, zählt noch nicht. Er wird zu einer Änderungsanfrage, und die Summen bleiben unverändert, bis Ihr verantwortlicher Manager entscheidet. Diese Freigabe ist intern, nicht die des Auftraggebers. Sie erfahren von den zusätzlichen Metern am Tag der Erfassung, rechtzeitig, um sie mit Ihrem Auftraggeber zu klären. Fortschritt und Zeit werden als Journal geführt: Eine Korrektur fügt eine neue Zeile hinzu und storniert die alte, sodass nichts überschrieben wird.
- Fortschritt und Stunden werden vor Ort erfasst: auf dem Handy in der Soft-TLS Mobile-App (Android) oder in jedem Browser
- Fortschrittsprotokolle mit Geplanter Menge, Ist-Menge, Wirksamem Limit und Verbleibend
- Je Aufgabe: Überschreitungen blockieren, mit Pflichtbegründung erlauben oder Freigabe verlangen (Standard)
- Drei Entscheidungen für die Prüfung: „Genehmigen und Aufgabe abschließen“, „Genehmigen und Aufgabe in Bearbeitung lassen“, „Genehmigen und Plananpassung öffnen“
- „Auftrag manuell schließen“ braucht standardmäßig eine Freigabe und schließt jede offene Aufgabe
Audit-Trail und Nachweise
Nichts wird im Stillen verändert
„Änderungsfreigabe erforderlich“ ist standardmäßig aktiv. Eine Bearbeitung wird zu einer Änderungsanfrage, dargestellt als Alt-/Neu-Tabelle je Feld mit den Kennzeichen Hinzugefügt, Entfernt und Geändert. Das Audit-Protokoll unterscheidet mehr als 100 Audit-Ereignistypen für Aufträge und Aufgaben, etwa Auftrag manuell geschlossen oder Fortschritt korrigiert, nicht ein allgemeines „aktualisiert“. Bearbeiten zwei Personen denselben Auftrag, wird das zweite Speichern verweigert, statt das erste zu überschreiben.
- Änderungsanfragen decken Bearbeitungen, Statusänderungen, manuelle Abschlüsse, Überschreitungen, Dokumente und Fortschrittskorrekturen ab
- Dokumente an Aufträgen und Aufgaben, mit eigenen Dokumenttypen und geprüften Änderungen
- Auftrags-PDF mit Aufgaben als Keine, Zusammenfassung oder Detailliert, und Sammel-PDF für Aufgaben
- Benachrichtigungen, wenn eine Anfrage erstellt und entschieden wird
So funktioniert es
Von der Anfrage zum geschlossenen Auftrag in sechs Schritten
- Auftrag anlegen
Beginnen Sie neu, aus Vorlagen oder aus einer freigegebenen Gefährdungsbeurteilung. Legen Sie Projekt, Priorität, Termine und Manager fest. - Freigeben
„Auf Bereit setzen“ braucht mindestens einen Manager und setzt auch jede Aufgabe im Entwurf auf Bereit. - Arbeit erfassen
Fortschrittserfasser buchen Mengen, Checklistenantworten und Zeit. Der erste Eintrag setzt den Auftrag auf In Bearbeitung. - Benennen, was Sie aufhält
Melden Sie einen Blocker, und die Aufgabe wechselt auf In Wartestellung. Lösen Sie ihn, und die Arbeit setzt dort fort, wo sie war. - Über Ausnahmen entscheiden
Eine Mengenüberschreitung, eine Bearbeitung oder ein manueller Abschluss wird zu einer Änderungsanfrage. Der verantwortliche Manager genehmigt oder lehnt mit einer Anmerkung ab. - Abschließen und drucken
Der Auftrag schließt mit seiner letzten beitragenden Aufgabe ab oder wird nach Freigabe manuell geschlossen. Das PDF ist Ihr Nachweis.
Was die Arbeitsauftragsverwaltung umfasst
- Sechs Aufgabentypen, Vorlagen und Gruppenvorlagen
- „Meine Aufgaben“ für jeden Fortschrittserfasser
- Kanban-Board mit Filtern für Überfällig, Blockiert und Offene Anfrage
- Nur anfügende Journale für Fortschritt und Zeit
- Freigabe für Mengenüberschreitungen und manuelle Abschlüsse
- Änderungsanfragen mit Alt-/Neu-Werten
- Blocker mit Typ, Kategorie und Schweregrad
- Materialien je Aufgabe mit Reservierung und Verbrauch
- Dokumente an Aufträgen und Aufgaben
- Auswertungen je Auftrag und über alle Aufträge
- PDF und Audit-Protokolle für Aufträge und Aufgaben
Arbeitet zusammen mit
Risikoregister und Maßnahmenverfolgung
Geplante Maßnahmen aus einer freigegebenen Gefährdungsbeurteilung werden in einem geführten Schritt zu einem Arbeitsauftrag, eine Aufgabe je ausgewählter Maßnahme. Niemand tippt sie erneut ab.
Projekte, Arbeitsaufträge und Bautagebuch
Jeder Arbeitsauftrag gehört zu einem Projekt. Das Projekt zeigt Personal, Stunden, Ressourcen, Dokumente und den Status all seiner Aufträge an einem Ort.
Bautagebuch
Der datierte Nachweis des Baustellentags, vom Wetter bis zu den Wartezeiten, unterschrieben von Bauleiter und Auftraggeber.
Häufige Fragen
Kann ein geschlossener Arbeitsauftrag geändert werden?
Nein. Abgeschlossen, Abgebrochen, Gestoppt und Manuell geschlossen sind endgültig, und ein geschlossener Auftrag kann nicht wieder geöffnet werden. Änderungen gehören vor den Abschluss: als Änderungsanfragen, solange der Auftrag offen ist. Anschlussarbeiten werden zu einem neuen Auftrag im selben Projekt.
Wer genehmigt eine Mengenüberschreitung?
Der verantwortliche Manager der Aufgabe. Er sieht geplante Menge, wirksames Limit sowie die aktuelle und die hochgerechnete Menge und wählt dann eine von drei Entscheidungen. Die Freigabe betrifft nur Mengen. Zeit wird gegen den Plan gemeldet, Kosten sind informativ, und keines von beiden hält die Arbeit an.
Was können wir dem Auftraggeber bei einem Streitfall zeigen?
Die Fortschritts- und Zeitjournale mit Terminen, Mengen, Notizen und Korrekturen. Die Änderungsanfragen mit Alt- und Neuwerten, und wer welche Überschreitung mit welcher Entscheidung genehmigt hat. Das Audit-Protokoll, wer was wann getan hat. Und den Auftrag als PDF.
Wie hängen Arbeitsaufträge mit Projekten und der Zeiterfassung zusammen?
Jeder Arbeitsauftrag gehört zu einem Projekt. Zeit wird auf der Aufgabe erfasst und läuft im Auftrag zusammen. Heute ist dieses Journal getrennt von der Zeiterfassung über Anwesenheit. Es automatisch aus Ein- und Ausstempelungen zu befüllen, ist in Planung. Zeiterfassung ansehen.
Wie werden Materialien und Lagerbestand gehandhabt?
Ist das Modul Ressourcen aktiviert, trägt jede Aufgabe eine geplante Materialliste. Der Ressourcenmanager kann Mengen reservieren und freigeben. Der Verbrauch wird auf die Aufgabe gebucht, begrenzt durch den Plan und durch den verfügbaren Lagerbestand. Betriebsmittel und Inventar ansehen.
Wer kann was sehen und tun?
Zwei Rechte öffnen das Modul: Aufträge verwalten und Typen, Kategorien und Vorlagen konfigurieren. Innerhalb eines Auftrags entscheidet Ihre Zuweisung. Ein verantwortlicher Manager genehmigt. Ein Manager führt die Aufgabe aus und stellt Anfragen. Ein Fortschrittserfasser erfasst nur Fortschritt, Antworten und Zeit auf den eigenen Aufgaben. Vor Ort können sie die Mobile-App (Android) nutzen, die dieselben Bildschirme wie der Browser zeigt.