Projekti · Delovni nalogi
Programska rešitev za upravljanje delovnih nalogov, ki prikaže, kdo je kaj odobril in kdaj
Za servisna, montažna in gradbena podjetja. Delo načrtujte kot naloge s količinami, datumi in ljudmi ter zapisujte napredek glede na načrt. Prekoračitve količin in ročna zaključevanja počakajo na odgovornega vodjo. Vsaka sprememba ohrani svojo staro in novo vrednost.
Težava danes
Po nesreči zaključeno, prekoračeno brez odobritve, sporno pri obračunu
Delo se po nesreči zaključi
En klik ali ena prepisana celica delo označi kot opravljeno. To opazite, ko naročnik vpraša po delu, ki ga nihče ni dokončal.
Količine se spreminjajo brez odobritve
Ekipa vgradi, kolikor gradbišče potrebuje, ne kolikor pravi delovni nalog. Dodatni metri se pokažejo šele pri obračunu, nihče pa ne more dokazati, kdo se je z njimi strinjal.
Spori se rešujejo po spominu
Napredek do pisarne pride prek klicev in sporočil, zato pisarna ugiba, kar gradbišče že ve. Ko naročnik vpraša, kaj je bilo narejeno in kdaj, imate spomine, ne zapisov.
Načrtovanje
Delo načrtujte kot naloge s količinami, datumi in poimensko določenimi ljudmi
Delovni nalog spada k projektu in ima tip, kategorijo, prioriteto, načrtovane datume, končni rok ter ocenjen čas in strošek. Razdelite ga na naloge, ročno ali iz predlog, in za vsako določite, kdo je zanjo odgovoren.
- Šest tipov naloge: količina, kontrolni seznam, več merjenih postavk, da/ne, besedilo in datum
- Predloge in skupinske predloge z enim dejanjem dodajo standardne naloge
- Za vsako nalogo: odgovorni vodja odobrava, vodja jo izvaja, poročevalci napredka pa beležijo
- Načrtovani materiali za vsako nalogo, ki jih rezervira in odobri vodja virov
- Iz potrjene ocene tveganja ali dogodka: ena samodejno izpolnjena naloga za vsak izbrani ukrep
Status in blokatorji
Status sledi delu, vsaka zaustavitev pa ima zabeležen razlog
Ko nalog sprostite, status narekuje delo samo. Prvi vnos napredka premakne nalogo in delovni nalog v status V teku. Odprt blokator nalogo premakne v Na čakanju. Ko se zaključi zadnja naloga, ki k njemu prispeva, je delovni nalog Zaključen. Zaključi se, ker je delo opravljeno, ne ker je nekdo spremenil polje.
- Statusi delovnega naloga: Osnutek, Pripravljeno, V teku, Na čakanju, Zaključeno, Preklicano, Ustavljeno in Ročno zaključeno
- Zaustavitev naloga ga postavi v status Ustavljeno, vsako odprto nalogo pa v Prekinjeno
- V teku in Na čakanju izhajata iz dejavnosti nalog. Začetek in konec se zabeležita samodejno
- Blokatorji navedejo, zakaj se je delo ustavilo, s tipom, kategorijo in resnostjo od nizke do kritične
- Rešen blokator nalogo vrne v prejšnji status. Tisti, ki ga preglasite, je označen kot razveljavljen, ne kot rešen
- Kanban tabla s povlekom med stolpci statusov, oznakami “Zamuja” in “Rok” ter množičnim arhiviranjem
Napredek in prekoračitve
Dodatne količine počakajo na odločitev, preden se upoštevajo
Vnos, ki skupno vrednost potisne prek načrtovane količine in njenega dovoljenega odstopanja, se še ne upošteva. Postane zahteva za spremembo, skupne vrednosti pa ostanejo nespremenjene, dokler ne odloči vaš odgovorni vodja. Ta odobritev je interna, ne naročnikova. Za dodatne metre izveste isti dan, ko so zabeleženi, dovolj zgodaj, da jih lahko uskladite z naročnikom. Napredek in čas sta evidenci: popravek doda novo vrstico in prekliče staro, tako da se nič ne prepiše.
- Napredek in ure se beležijo na gradbišču: prek telefona v mobilni aplikaciji Soft-TLS (Android) ali v katerem koli brskalniku
- Dnevniki napredka z načrtovano količino, dejansko količino, dejansko mejo in preostankom
- Za vsako nalogo: prekoračitve blokirajte, jih dovolite z obveznim razlogom ali zahtevajte odobritev (privzeto)
- Tri možne odločitve odobritelja: “Odobri in zaključi nalogo”, “Odobri in ohrani nalogo v teku”, “Odobri in odpri prilagoditev načrta”
- “Ročno zaključi nalog” privzeto zahteva odobritev in zaključi vsako odprto nalogo
Revizijska sled in dokazila
Nič se ne spremeni brez sledu
“Zahtevaj odobritev sprememb” je privzeto vklopljeno. Urejanje postane zahteva za spremembo, prikazana kot preglednica Staro / Novo za vsako polje, z oznakami Dodano, Odstranjeno in Spremenjeno. Revizijska sled loči več kot 100 tipov dogodkov za delovne naloge in naloge, na primer ročno zaključen delovni nalog ali popravljen napredek, ne le splošno “posodobljeno”. Ko dva človeka urejata isti delovni nalog, je drugo shranjevanje zavrnjeno, namesto da bi prepisalo prvo.
- Zahteve za spremembo pokrivajo urejanja, spremembe statusa, ročna zaključevanja, prekoračitve, dokumente in popravke napredka
- Dokumenti na delovnih nalogih in nalogah, z vašimi lastnimi tipi dokumentov in pregledanimi spremembami
- PDF delovnega naloga z nalogami kot Brez, Povzetek ali Podrobno, ter množični PDF za naloge
- Obvestila ob ustvarjanju in odločitvi o zahtevi
Kako deluje
Od zahteve do zaključenega naloga v šestih korakih
- Ustvarite nalog
Začnite od začetka, iz predlog ali iz potrjene ocene tveganja. Določite projekt, prioriteto, datume in vodje. - Sprostite ga
“Premakni v Pripravljeno” zahteva vsaj enega vodjo in v Pripravljeno postavi tudi vsako nalogo v osnutku. - Zapisujte delo
Poročevalci napredka beležijo količine, odgovore kontrolnega seznama in čas. Prvi vnos nalog premakne v status V teku. - Poimenujte, kaj vas ustavlja
Sprožite blokator in naloga preide v Na čakanju. Rešite ga in delo se nadaljuje, kjer je ostalo. - Odločite o izjemah
Prekoračitev količine, urejanje ali ročno zaključevanje postane zahteva za spremembo. Odgovorni vodja jo odobri ali zavrne z opombo. - Zaključite in natisnite
Nalog se zaključi z zadnjo nalogo, ki k njemu prispeva, ali pa se ročno zaključi po odobritvi. PDF je vaš zapis.
Kaj vključuje upravljanje delovnih nalogov
- Šest tipov nalog, predloge in skupinske predloge
- “Moje naloge” za vsakega poročevalca napredka
- Kanban tabla s filtri za zamujeno, blokirano in nerešene zahteve
- Dnevnika napredka in časa, ki samo dodajata vnose
- Odobritev za prekoračitve količin in ročna zaključevanja
- Zahteve za spremembo z vrednostmi Staro / Novo
- Blokatorji s tipom, kategorijo in resnostjo
- Materiali za vsako nalogo z rezervacijo in porabo
- Dokumenti na delovnih nalogih in nalogah
- Analitika po nalogu in po vseh nalogih
- PDF in revizijska sled za delovne naloge in naloge
Deluje skupaj z
Register tveganj in ukrepi
Načrtovani ukrepi iz potrjene ocene tveganja v enem vodenem koraku postanejo delovni nalog, z eno nalogo za vsak izbrani ukrep. Nihče jih ne prepisuje.
Projekti, delovni nalogi in dnevnik gradbišča
Vsak delovni nalog spada k projektu. Projekt na enem mestu prikazuje ljudi, ure, vire, dokumente in status vseh svojih nalogov.
Dnevnik gradbišča
Datiran zapis dneva na gradbišču, od vremena do čakalnih časov, ki ga podpišeta vodja gradbišča in naročnik.
Pogosta vprašanja
Ali je zaključen delovni nalog mogoče spremeniti?
Ne. Zaključeno, Preklicano, Ustavljeno in Ročno zaključeno so dokončni statusi, zaključenega naloga pa ni mogoče ponovno odpreti. Spremembe sodijo pred zaključek, kot zahteve za spremembo, dokler je nalog odprt. Nadaljnje delo je nov nalog v istem projektu.
Kdo odobri prekoračitev količine?
Odgovorni vodja naloge. Vidi načrtovano količino, dejansko mejo ter trenutno in predvideno količino, nato izbere eno od treh odločitev. Odobritev velja samo za količine. Čas se poroča glede na načrt, strošek je informativen, nobeden od njiju pa ne ustavi dela.
Kaj lahko pokažemo naročniku v primeru spora?
Dnevnika napredka in časa z datumi, količinami, opombami in popravki. Zahteve za spremembo s starimi in novimi vrednostmi ter podatkom, kdo je odobril vsako prekoračitev in s kakšno odločitvijo. Revizijsko sled o tem, kdo je kaj naredil in kdaj. Ter nalog v obliki PDF.
Kako so delovni nalogi povezani s projekti in evidenco delovnega časa?
Vsak delovni nalog spada k projektu. Čas se beleži na nalogi in se sešteje na ravni delovnega naloga. Ta evidenca je danes ločena od evidence delovnega časa na terminalih. Samodejno polnjenje iz prijav je v načrtu. Poglejte evidenco delovnega časa.
Kako se obravnavajo materiali in zaloga?
Če je modul za vire vklopljen, ima vsaka naloga seznam načrtovanih materialov. Vodja virov lahko rezervira in odobri količine. Poraba se zapisuje na nalogo, omejena z načrtom in razpoložljivo zalogo. Poglejte opremo in zalogo.
Kdo lahko kaj vidi in počne?
Modul odpirata dve pravici: upravljanje nalogov in nastavljanje tipov, kategorij in predlog. Znotraj naloga odloča vaša vloga. Odgovorni vodja odobrava. Vodja izvaja nalogo in oddaja zahtevke. Poročevalec napredka le beleži napredek, odgovore in čas na svojih nalogah. Na gradbišču lahko uporablja mobilno aplikacijo (Android), ki prikazuje enake zaslone kot brskalnik.