Evidenca delovnega časa · Odsotnosti in dopust
Programska rešitev za upravljanje odsotnosti in dopusta, ki nadomesti preglednico preostalih dni
Zaposleni zaprosijo za odsotnost in vidijo svoje stanje dopusta. Kadrovska služba določi tipe odsotnosti, odloči, katere zahtevke se odobri samodejno, in vodi stanje dopusta za vsakega zaposlenega in leto, ki pojasni vsak dan, ki ga vsebuje.
Težava danes
Koliko dni je še na voljo? Odgovor je odvisen od tega, čigavo preglednico odprete
Stanja živijo v preglednici
Pravica do dopusta, preneseni dnevi in popravki so v eni datoteki, ki jo razume ena oseba. Vsako vprašanje postane nov preračun.
Zahtevki potujejo po sporočilih
Zahtevek po telefonu, klepetu ali na papirju ne pusti sledi, kdo ga je odobril in zakaj. Spori se rešujejo po spominu.
Razporejevalci izvedo prepozno
Ekipa je razporejena, nato se izkaže, da je nekdo na dopustu. Odsotnost je bila odobrena, a se v razporedu ni pokazala.
Tipi odsotnosti
Pravila odobritve po tipu odsotnosti, ne en postopek za vse
Zdravniški pregled in tri tedne letnega dopusta ne potrebujeta istega postopka. Za vsak tip odsotnosti izberete, ali se zahtevki odobrijo samodejno ali gredo v pregled, ali se odobreni dnevi odštejejo od stanja dopusta in ali je spremljajoči dokument obvezen, neobvezen ali ni dovoljen. Odobritelji odobrijo ali zavrnejo, vlagatelji lahko umaknejo zahtevek, administratorji pa ga lahko razveljavijo; vsaka odločitev se shrani z razlogom.
- Samodejna odobritev ali pregled, nastavljeno po tipu odsotnosti
- Odštevanje od stanja dopusta, vklopljeno ali izklopljeno po tipu
- Spremljajoči dokument obvezen, neobvezen ali ni dovoljen
- Splošni tipi odsotnosti, ki jih lahko vsako podjetje prilagodi
Zahtevki in stanje dopusta
Zaposleni zaprosijo za odsotnost, stanje dopusta pa pojasni vsak dan
Zaposleni odprejo “Zaprosi za odsotnost”, izberejo tip in obdobje, za cele dni ali del dneva, ter navedejo razlog. Odobren zahtevek, ki vpliva na stanje, v sklad tistega zaposlenega in leta zapiše porabljen vnos. Skladi ločeno prikazujejo pravico do dopusta, prenesene, rezervirane in porabljene dni, preneseni dnevi pa lahko potečejo na datum, ki ga določite.
- “Moji zahtevki”, “Moje stanje dopusta” in “Moj povzetek” za vsakega zaposlenega
- Skladi, na začetku napolnjeni s pravico do dopusta in prenesenimi dnevi
- Ročne prilagoditve in razveljavitve namesto tihih popravkov
- “Časovnica evidence” z vsakim vnosom sklada
Kaj vključuje upravljanje odsotnosti in dopusta
- Tipi odsotnosti z opredelitvijo, pravili in upravljanjem
- “Zaprosi za odsotnost” s tipom, obdobjem, razlogom in dokumentom
- Odobritev, zavrnitev, umik in razveljavitev z razlogi
- Vnosi odsotnosti, ki jih za zaposlenega ustvari administrator
- Skladi stanja dopusta po zaposlenem in letu
- Prenos dopusta s potekom veljavnosti
- Skupne opredelitve praznikov z vidnostjo po podjetju in pravili za prenos ob vikendih
- Trajanje odsotnosti, ki lahko izpusti označene praznike
- Poimenovani dogodki v revizijski sledi za zahtevke, tipe in vnose stanja
- Vodnik v aplikaciji “Vodnik po odsotnostih, stanju dopusta in praznikih” v petih jezikih
Deluje skupaj z
Evidenca delovnega časa
Odsotnosti se prikažejo v dnevnem pregledu delovnega časa in v primerjavi razporeda, tako da razporejevalci vidijo, kdo je odsoten, še preden dodelijo ekipo.
Terminali za evidenco delovnega časa
Prijave na terminalu in odobrene odsotnosti se združijo v istem dnevnem pregledu.
Kadrovski dokumenti in certifikati
Zahtevki za odsotnost in stanje dopusta so del iste kadrovske evidence kot certifikati, pogodbe in drugi kadrovski dokumenti.
Pogosta vprašanja
Kako delujejo pravila prenosa dopusta?
Nov letni sklad se začne s pravico do dopusta in morebitnimi prenesenimi dnevi. Prenesenim dnem lahko določite datum poteka veljavnosti. Po tem datumu stanje neporabljene prenesene dni prikaže kot potekle.
Ali lahko popravek stanje potisne pod nič?
Ne prek razveljavitve. Obrazec navaja pravilo: “Razveljavitev odšteva stanje in je zavrnjena, kadar bi sklad potisnila pod nič.” Vsaka prilagoditev in razveljavitev se prikaže v časovnici evidence in v revizijski sledi.
Ali Soft-TLS uporablja zakonska pravila o dopustu naše države?
Ne. Soft-TLS uporablja pravila, ki jih nastavite sami: tipe odsotnosti, pravico do dopusta, prenos, potek veljavnosti in praznike. Ne vsebuje vnaprej pripravljenih zakonskih pravic do dopusta po posameznih državah, zato je za vrednosti še naprej odgovorna vaša kadrovska služba.
Ali lahko zaposleni zaprosijo za dopust s telefona?
Da. Mobilna aplikacija Soft-TLS (Android) na telefonu odpre isto aplikacijo, zato so “Zaprosi za odsotnost”, “Moji zahtevki” in “Moje stanje dopusta” enaki zasloni kot v brskalniku.
Kdo lahko kaj vidi in počne?
Zaposleni vidijo svoje zahtevke, stanje in povzetek. Odobritelji odobrijo ali zavrnejo. Administratorji lahko za zaposlenega ustvarijo ali popravijo vnos in ga razveljavijo. Vsako dejanje je poimenovan dogodek v revizijski sledi.