Kadri · Potek certifikatov
Programska rešitev za spremljanje poteka certifikatov, ki opozori, preden certifikat poteče
Certifikati zaposlenih, usposabljanja za delo, certifikati podjetja in kvalifikacije varilcev si delijo en sistem opomnikov: v aplikaciji, po e-pošti in s potisnim obvestilom. Potni listi, osebne izkaznice in vozniška dovoljenja imajo svoje opomnike o poteku in se prikažejo v čakalni vrsti na nadzorni plošči.
Težava danes
Datum poteka je v preglednici, preglednica pa ne pošilja opomnikov
Potekel certifikat ustavi delo
Certifikat za viličarja je pretekel prejšnji mesec in nihče ni obvestil imetnika. Delavca na vhodu pri naročniku zavrnejo, ekipi pa manjka en človek.
Štirje seznami, štirje lastniki
Certifikate zaposlenih, certifikate podjetja, kvalifikacije varilcev in potne liste spremljajo različni ljudje v različnih datotekah. Nihče nima celotne slike.
Opomniki so odvisni od ene osebe
Sodelavec, ki vodi seznam, odide na dopust, opomnik pa ne pride. Vrzel odkrije revizija, še preden jo odkrijete sami.
Opomniki
En sistem opomnikov za certifikate, usposabljanja in kvalifikacije varilcev
Certifikati zaposlenih, usposabljanja za delo, certifikati podjetja in kvalifikacije varilcev ISO 9606 si delijo en sistem opomnikov. Ko se bliža datum poteka, odgovorni uporabniki prejmejo obvestilo v aplikaciji, potisno obvestilo v mobilni aplikaciji Soft-TLS (Android) in e-poštno sporočilo v svojem jeziku vmesnika. Potni listi, osebne izkaznice in vozniška dovoljenja imajo svoje opomnike o poteku po svojem urniku. Nadzorna plošča vse skupaj šteje v eni čakalni vrsti.
- Obvestilo v aplikaciji, potisno obvestilo in e-pošta za vsak opomnik
- E-poštna sporočila v jeziku vsakega prejemnika
- Opomniki se začnejo 30 dni pred potekom in se ponavljajo do tega datuma
- Števci na nadzorni plošči za kadrovske certifikate, certifikate podjetja in ISO 9606
- Potni listi, osebne izkaznice in vozniška dovoljenja: lastni opomniki, lastni števci na nadzorni plošči
Zapisi
Spremljanje certifikatov zaposlenih na kadrovski kartici, certifikati podjetja v svojem registru
Vsaka kadrovska kartica ima zavihke za certifikate in usposabljanja za delo, s številko, datumi veljavnosti, izdajateljem in priloženim dokumentom. Certifikati podjetja so v ločenem registru. Vrste certifikatov so opredeljene enkrat, kot osebne ali korporativne, s prevodi. Vsako podjetje lahko vrsto prilagodi zase in jo pozneje ponastavi na privzete vrednosti.
- Osebne in korporativne vrste certifikatov
- Nastavitve podjetja za vsako vrsto certifikata, z možnostjo ponastavitve na privzeto
- Skeniran dokument, priložen zapisu
- Pogled samo za branje za certifikate, ustvarjene v okviru partnerskega podjetja
- Vrste certifikatov, ki jih je mogoče zahtevati za sodelovanje
Kaj vključuje spremljanje poteka certifikatov
- Certifikati in usposabljanja za delo na vsaki kadrovski kartici
- Certifikati podjetja v ločenem registru
- Vrste certifikatov, osebne in korporativne, s prevodi
- Številka, datumi veljavnosti, izdajatelj in dokument za vsak zapis
- Opomniki o poteku v aplikaciji, po e-pošti v ustreznem jeziku in kot potisna obvestila
- Števci na nadzorni plošči za potekajoče certifikate in osebne dokumente
- Kvalifikacije varilcev ISO 9606 v istem sistemu opomnikov
- Ločeni opomniki o poteku za potne liste, osebne izkaznice in vozniška dovoljenja
- Zahtevane vrste certifikatov za posamezno sodelovanje
- Dogodki v revizijski sledi za vsako ustvarjanje, posodobitev in brisanje
Deluje skupaj z
Kadrovski dokumenti in certifikati
Certifikati so del iste kadrovske kartice kot pogodbe, osebni dokumenti in medicinske informacije.
Kvalifikacije varilcev (ISO 9606)
Kvalifikacije ISO 9606 so strukturirani zapisi z lastnim datumom poteka, na katere opozarja isti sistem opomnikov.
Portal za podizvajalce
Vrste certifikatov označite kot zahtevane za sodelovanje. Potekel certifikat podjetja lahko vpliva na status skladnosti tega sodelovanja.
Pogosta vprašanja
Kdo prejme opomnik in kdaj?
Uporabniki, odgovorni za zapis zaposlenega ali podjetja, glede na svoje pravice in nastavitve obveščanja. Za certifikate, usposabljanja za delo in kvalifikacije varilcev se opomniki začnejo 30 dni pred datumom poteka in se ponavljajo do tega dneva, po enakem urniku za vsako vrsto certifikata. Osebni dokumenti imajo svoj urnik opominjanja.
Kako certifikati pridejo v sistem?
Kadrovska služba doda certifikat zaposlenemu ali korporativni certifikat podjetju, s vrsto, številko, datumi veljavnosti in skeniranim dokumentom. Pri kvalifikacijah varilcev ISO 9606 OCR polja samodejno izpolni iz skena, oseba pa jih pred shranjevanjem preveri.
Sodelujemo s partnerskimi podjetji. Kdo vidi katere certifikate?
Certifikati, ustvarjeni v okviru drugega podjetja, ostanejo vidni le tam, kjer to dopušča udeležba delavca, in so tam vidni samo za branje.
Ali je vsaka sprememba sledljiva?
Da. Ustvarjanje, posodobitev ali brisanje certifikata zaposlenega, certifikata podjetja, usposabljanja za delo ali zapisa ISO 9606 se zabeleži kot poimenovan dogodek v revizijski sledi.