Personal · Zertifikatsablauf
Software zur Ablaufüberwachung von Zertifikaten, die warnt, bevor ein Zertifikat abläuft
Mitarbeiterzertifikate, Unterweisungen, Firmenzertifikate und Schweißerprüfungen teilen sich eine Erinnerungsfunktion: in der App, per E-Mail und als Push-Benachrichtigung. Reisepässe, Personalausweise und Führerscheine haben eigene Ablauferinnerungen und erscheinen in der Fälligkeits-Warteschlange des Dashboards.
Das Problem heute
Das Ablaufdatum steht in einer Tabelle, und eine Tabelle versendet keine Erinnerungen
Ein abgelaufenes Zertifikat stoppt die Arbeit
Ein Staplerschein ist letzten Monat abgelaufen, und niemand hat es dem Inhaber gesagt. Der Mitarbeiter wird am Tor des Auftraggebers abgewiesen, und der Kolonne fehlt eine Person.
Vier Listen, vier Verantwortliche
Mitarbeiterzertifikate, Firmenzertifikate, Schweißerprüfungen und Reisepässe werden von verschiedenen Personen in verschiedenen Dateien verfolgt. Niemand sieht das Gesamtbild.
Erinnerungen hängen an einer Person
Der Kollege, der die Liste pflegt, geht in den Urlaub, und die Erinnerung bleibt aus. Ein Audit findet die Lücke, bevor Sie es tun.
Erinnerungen
Eine Erinnerungsfunktion für Zertifikate, Unterweisungen und Schweißerprüfungen
Mitarbeiterzertifikate, Unterweisungen, Firmenzertifikate und ISO 9606 Schweißerprüfungen teilen sich eine Erinnerungsfunktion. Nähert sich ein Ablaufdatum, erhalten die verantwortlichen Benutzer eine Benachrichtigung in der App, eine Push-Benachrichtigung in der Soft-TLS Mobile-App (Android) und eine E-Mail in ihrer eigenen Oberflächensprache. Reisepässe, Personalausweise und Führerscheine haben eigene Ablauferinnerungen nach eigenem Zeitplan. Das Dashboard zählt sie alle in einer gemeinsamen Fälligkeits-Warteschlange.
- Benachrichtigung in der App, Push-Benachrichtigung und E-Mail für jede Erinnerung
- E-Mails in der Sprache jedes Empfängers
- Erinnerungen, die 30 Tage vor dem Ablauf beginnen und sich bis zum Datum wiederholen
- Dashboard-Zähler für Personalzertifikate, Firmenzertifikate und ISO 9606
- Reisepässe, Personalausweise und Führerscheine: eigene Erinnerungen, eigene Dashboard-Zähler
Datensätze
Mitarbeiterzertifikate im Profil verfolgt, Firmenzertifikate in ihrem eigenen Register
Jedes Mitarbeiterprofil hat Reiter für Zertifikate und Unterweisungen, mit Nummer, Gültigkeitsdaten, ausstellendem Kontakt und dem angehängten Dokument. Firmenzertifikate liegen in einem eigenen Register. Zertifikatstypen werden einmal definiert, als persönlich oder firmenbezogen, mit Übersetzungen. Jede Firma kann einen Typ für sich anpassen und später auf die Standardwerte zurücksetzen.
- Persönliche und firmenbezogene Zertifikatstypen
- Firmeneinstellungen je Zertifikatstyp, mit Rücksetzung auf die Standardwerte
- Gescanntes Dokument am Datensatz angehängt
- Nur lesbare Ansicht von Zertifikaten, die im Bereich einer Partnerfirma erstellt wurden
- Zertifikatstypen, die für eine Partnerschaft verpflichtend sein können
Was die Zertifikate-Ablaufüberwachung umfasst
- Zertifikate und Unterweisungen auf jedem Mitarbeiterprofil
- Firmenzertifikate in einem eigenen Register
- Zertifikatstypen, persönlich und firmenbezogen, mit Übersetzungen
- Nummer, Gültigkeitsdaten, ausstellender Kontakt und Dokument je Datensatz
- Ablauferinnerungen in der App, per lokalisierter E-Mail und als Push-Benachrichtigung
- Dashboard-Zähler für ablaufende Zertifikate und Ausweisdokumente
- ISO 9606 Schweißerprüfungen in derselben Erinnerungsfunktion
- Eigene Ablauferinnerungen für Reisepässe, Personalausweise und Führerscheine
- Verpflichtende Zertifikatstypen je Partnerschaft
- Audit-Ereignisse für jedes Anlegen, Aktualisieren und Löschen
Arbeitet zusammen mit
Personalakte und Zertifikate
Zertifikate liegen auf demselben Mitarbeiterprofil wie Verträge, Ausweisdokumente und medizinische Informationen.
Schweißerprüfungen (ISO 9606)
ISO 9606 Prüfungen sind strukturierte Datensätze mit eigenem Ablaufdatum, erinnert von derselben Funktion.
Subunternehmer-Portal
Kennzeichnen Sie Zertifikatstypen als verpflichtend für eine Partnerschaft. Ein abgelaufenes Firmenzertifikat kann den Compliance-Status dieser Partnerschaft beeinflussen.
Häufige Fragen
Wer wird erinnert, und wann?
Die Benutzer, die für den Mitarbeiter- oder Firmendatensatz verantwortlich sind, je nach ihren Rechten und Benachrichtigungseinstellungen. Bei Zertifikaten, Unterweisungen und Schweißerprüfungen beginnen die Erinnerungen 30 Tage vor dem Ablaufdatum und wiederholen sich bis zum Tag selbst, nach demselben Zeitplan für jeden Zertifikatstyp. Ausweisdokumente werden nach ihrem eigenen Zeitplan erinnert.
Wie kommen Zertifikate ins System?
Personal fügt dem Mitarbeiter ein Zertifikat hinzu, oder der Firma ein Firmenzertifikat, mit Typ, Nummer, Gültigkeitsdaten und dem gescannten Dokument. Bei ISO 9606 Schweißerprüfungen füllt OCR die Felder aus dem Scan vor, und eine Person verifiziert sie vor dem Speichern.
Wir arbeiten mit Partnerfirmen. Wer sieht welche Zertifikate?
Zertifikate, die im Bereich einer anderen Firma erstellt wurden, bleiben nur dort sichtbar, wo die Teilnahme des Mitarbeiters es erlaubt, und sind dort nur lesbar.
Ist jede Änderung nachvollziehbar?
Ja. Das Anlegen, Aktualisieren oder Löschen eines Mitarbeiterzertifikats, eines Firmenzertifikats, einer Unterweisung oder eines ISO-9606-Datensatzes wird als benanntes Audit-Ereignis erfasst.