HSE · Betriebsanweisungen
Betriebsanweisung Software, die bei der Gefährdungsbeurteilung beginnt, nicht bei einer leeren Vorlage
Erstellen Sie die Betriebsanweisung aus den Gefährdungen und Maßnahmen, die Sie bereits beurteilt haben, geben Sie sie als gesperrte Version heraus und drucken Sie den Aushang. Firmenformulare, Pläne, Arbeitsabläufe und Berichte von Dienstleistern stehen direkt daneben. Für Fachkräfte für Arbeitssicherheit und Arbeitsschutz-Dienstleister.
Das Problem heute
Die Anweisung an der Wand und die Beurteilung im Ordner stimmen nicht mehr überein
Von Hand abgeschrieben
Gefährdungen und Maßnahmen werden aus der Beurteilung von Hand in eine Word-Vorlage übertragen, und die beiden Dokumente laufen auseinander.
Welche Version hängt wo
Die Datei wird bei einer Änderung überschrieben. Der Ausdruck an der Maschine ist zwei Revisionen alt.
Formulare verteilt über mehrere Laufwerke
Leere Formulare liegen auf einem gemeinsamen Laufwerk, Berichte von Dienstleistern in einem Postfach. Niemand weiß, welches aktuell ist.
Erstellung
Acht Kapitel, gefüllt aus den Katalogen Ihrer Beurteilungen
Eine „Betriebsanweisung“ hat einen Kopfbereich und acht Kapitel. Jedes verbindet Ihren eigenen Text je Sprache mit Katalogauswahlen: Gefährdungen, Maßnahmen, Textbausteine, Piktogramme und Kontakte. Verknüpfen Sie eine in Kraft befindliche Beurteilung, und „Mit KI entwerfen“ leitet Gefährdungen und Maßnahmen aus ihren Positionen ab. Sie prüfen und bearbeiten jedes Feld vor dem Speichern.
- Kopfbereich mit Typ, Nummer, Datum und verantwortlicher Person
- Kapitel: Anwendungsbereich, Gefahren, Maßnahmen, Verhalten bei Störungen, Verfahren bei Unfällen, Instandhaltung und Entsorgung, Konsequenzen, Einschränkungen
- Der Typ bestimmt die Blattfarbe und die angebotenen Textbausteine
- Derselbe Gefährdungskatalog wie bei den Beurteilungen
Herausgeben, überarbeiten, drucken
Herausgegeben bedeutet gesperrt. Eine Änderung bedeutet eine neue Revision.
Das Herausgeben sperrt den Inhalt. Das Überarbeiten erzeugt die nächste Version und markiert die alte als Ersetzt. Erhält die verknüpfte Beurteilung eine neuere Revision, etwa nach einem Vorfall, zeigt die Anweisung „Veraltet durch eine neuere Beurteilung“, ohne die Nutzung zu blockieren. Unfall- und Beinaheunfallmeldung ansehen.
- Status: Entwurf, Herausgegeben, Ersetzt, Zurückgezogen
- „Revisionsverlauf“ und „Duplizieren“
- PDF-Druck im vertrauten Aushang-Layout, mit Wasserzeichen bis zur Herausgabe
- Titel, Anwendungsbereich und Kapiteltexte je Sprache
Formulare und Berichte
Firmenformulare, Pläne und Berichte von Dienstleistern, abgelegt und versioniert
„Formulare“ ist das Register für Ihre eigenen leeren Vorlagen, Pläne und Arbeitsabläufe. Eine neue Version überschreibt die alte nie; die vorherige Datei bleibt herunterladbar. „Upload-Paket“ nimmt viele Dateien auf einmal auf, jede wird vor dem Speichern geprüft. „Berichte / Protokolle“ erfasst Berichte mit Dienstleister, Berichtsnummer und dem gescannten Original.
- Arten: Formularvorlage, Plan, Arbeitsablauf, Sonstiges Dokument
- Kacheln für „In Verwendung“, „Prüfung überfällig“ und „Zurückgezogen“
- Berichtsfilter: „Akte vorhanden“ oder „Datei fehlt“
- Beide Register funktionieren auch für einen Partnerschaftskunden
Was Betriebsanweisungen und Dokumente umfassen
- Editor mit acht Kapiteln
- Anweisungstypen, Textbausteine und Piktogramme
- „Mit KI entwerfen“ aus einer verknüpften Beurteilung
- Herausgeben, überarbeiten, zurückziehen und Revisionsverlauf
- Markierung „Veraltet durch eine neuere Beurteilung“
- Aushang-Druck als PDF
- Register „Formulare“ mit Versionsverlauf
- Register „Berichte / Protokolle“
- Audit-Protokoll zu jedem Dokument
Arbeitet zusammen mit
HSE und Gefährdungsbeurteilung
Anweisungen, Beurteilungen und Ereignisse teilen sich Kataloge und einen gemeinsamen Audit-Trail.
KI-Gefährdungsbeurteilung
Die freigegebene Beurteilung liefert die Gefährdungen und Maßnahmen auf dem Blatt.
Risikoregister und Maßnahmenverfolgung
Ein Gefährdungskatalog für Beurteilungen und Anweisungen, einmal gepflegt.
Häufige Fragen
Bestätigen Mitarbeitende, dass sie eine Anweisung gelesen haben?
Heute noch nicht. Soft-TLS dokumentiert, wer eine Anweisung herausgegeben und überarbeitet hat, und bewahrt jede Version auf. Eine Bestätigung je Mitarbeiter ist in Planung.
Schreibt die KI die Anweisung?
Sie schlägt einen vollständigen Entwurf aus Ihren Katalogen vor, Kapitel für Kapitel. Sie prüfen und bearbeiten jedes Feld vor dem Speichern, und nur eine Person gibt das Dokument heraus.
Was passiert, wenn sich die Gefährdungsbeurteilung ändert?
Eine verknüpfte Anweisung wird mit „Veraltet durch eine neuere Beurteilung“ markiert, sobald die Beurteilung eine neuere Revision erhält. Sie bleibt nutzbar, bis Sie die nächste Version überarbeiten und herausgeben.
Welches Drucklayout erhalten wir?
Heute ein Layout: der klassische Aushang mit farbigem Rahmen nach Anweisungstyp, Piktogrammspalten und Unterschriftszeilen. Entwürfe werden mit Wasserzeichen gedruckt.
Kann ein Arbeitsschutz-Dienstleister Dokumente für seine Kunden liefern?
Ja. Im Rahmen einer genehmigten Partnerschaft erstellen Sie Anweisungen, Formulare und Berichte für ein Kundenunternehmen. „Upload-Paket“ liefert einen ganzen Dokumentensatz in einem Durchgang, und Register kennzeichnen die Zeilen mit „Für Kunde“.